Digitalisierung im Mittelstand: Beispiele aus der Werkshalle

Digitalisierung soll den Betrieb einfacher machen, nicht komplizierter

Digitalisierung wird meist komplizierter gemacht, als sie ist. Dabei ist ihr Sinn ein anderer: Sie soll einen Betrieb einfacher machen, nicht komplexer.

Im Mittelstand gilt das doppelt. Niemand sollte digitalisieren, nur um zu digitalisieren.

Wer einen Prozess digitalisiert, der vorher schon nicht funktioniert hat, bekommt am Ende nur eines: einen ineffizienten Ablauf, der jetzt auch noch digital ist.

Dazu kommt die Sprache. „Integrierte Prozesslandschaft mit API-basierter Datenverfügbarkeit“ heißt, in der Sprache der Halle: Eine Information muss nicht mehr in drei Excel-Tabellen stehen und per E-Mail durch die Firma wandern.

Und „ganzheitliche, datengetriebene Transformation der Wertschöpfung durch integrierte Systemlandschaften“ heißt schlicht: Die richtige Information ist zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Wir bei TENOR arbeiten mit echten Betrieben in echten Hallen. Deshalb stehen hier keine Schlagworte, sondern echte Beispiele aus echten Hallen.

Was sind konkrete Beispiele für Digitalisierung im Mittelstand?

Die konkretesten Beispiele für Digitalisierung im Mittelstand sind selten große Software-Projekte.

Es sind sechs wiederkehrende Muster: eine teure Maschine, die an einem handgeschriebenen Zettel hängt; ein Vertrieb, der Termine zusagt, ohne die Auslastung zu sehen; Wissen, das nur ein einziger Kollege hat.

Dazu kommen: Angebote, die eine veraltete Excel-Tabelle kalkuliert; ein Meister, der halbe Tage Zahlen abtippt; und ein Servicebericht, der zwei Wochen auf dem Armaturenbrett liegt, bevor die Rechnung rausgeht.

Keines davon ist ein Versäumnis – sie sind über Jahre so gewachsen. Und in keinem ist der erste Schritt eine große Software.

Die teure Maschine am handgeschriebenen Zettel

Eine moderne Maschine für rund 400.000 Euro – und daneben hängt ein abgegriffener Zettel, von dem ein Mitarbeiter die Werte von Hand übernimmt.

Das teuerste Risiko im Betrieb hängt nicht an der Maschine, sondern am Kugelschreiber daneben.

Der erste Schritt ist hier keine große Software. Es reicht, dass die Maschine ihre Daten direkt bekommt, statt dass sie jemand abtippt. Eine kleine Brücke – und eine tägliche Fehlerquelle ist zu.

Wenn Vertrieb und Produktion nicht dieselbe Halle sehen

Der Vertrieb sagt dem Kunden „nächste Woche“ zu – und sieht dabei nicht, wie voll die Halle schon ist. Drei Türen weiter steht der Werkstattleiter vor einem Eilauftrag, für den das Material fehlt.

Verkauft wird ein Termin, den der Betrieb in dem Moment nicht halten kann.

Der geordnete Schritt ist kein neues System. Es geht darum, dass Vertrieb und Produktion auf dieselbe Auslastung schauen, bevor ein Termin zugesagt wird.

Wenn entscheidendes Wissen an einer einzigen Person hängt

„Das weiß nur der Erwin.“ Diesen Satz kennt fast jeder gewachsene Betrieb. Eine ältere Anlage zickt, und nur ein erfahrener Kollege kennt ihre Eigenheiten – die in keinem Handbuch stehen.

Dieses Wissen ist ein Wert. Die Frage ist nur, was passiert, wenn dieser Kollege einmal krank ist oder im Urlaub.

Der Betrieb läuft weiter – aber eine Sache, die er mit einem Handgriff gelöst hätte, kostet die Kollegen dann schnell Stunden. Nicht aus Unvermögen, sondern weil seine Erfahrung nur in seinem Kopf liegt.

Auch hier braucht es kein großes System. Es braucht einen Ort, an dem dieses Erfahrungswissen gesichert wird: ein internes Schulungssystem mit kurzen Videos, in dem der erfahrene Kollege einmal festhält, worauf es ankommt.

Ein QR-Code an der Maschine führt direkt zum passenden Video – wer an die Anlage tritt, sieht in einer halben Minute, was zu tun ist. So bleibt das Können im Betrieb, auch wenn der Kollege gerade nicht da ist.

Wenn der Vertrieb mit einer veralteten Excel-Tabelle kalkuliert

Ein Betrieb fertigt Sonderteile auf Kundenwunsch. Im Vertrieb sitzt ein erfahrener Mann – nennen wir ihn Jürgen –, der seine Preise im Kopf hat und seit Jahren mit derselben Datei arbeitet: „Kalkulation_2018_final_v4.xlsx“.

Ein Kunde fragt 50 Spezialgehäuse an, Jürgen tippt die Maße ein, die Tabelle rechnet 120 Euro pro Stück. Das Angebot geht raus, der Kunde unterschreibt.

Was die Tabelle nicht weiß: Der Spezialstahl ist im Einkauf seit Monaten ein Viertel teurer. Und die Maschine, die diese Teile biegt, ist für Wochen durch einen Großauftrag belegt.

Am Ende legt der Betrieb bei diesem Auftrag drauf – er zahlt Geld, um für den Kunden zu arbeiten. Niemand merkt es, weil die Datei im Büro nichts von den echten Preisen im Einkauf und den Rüstzeiten in der Halle weiß.

Der Punkt ist nicht, dass Jürgen sich verrechnet – er arbeitet mit dem, was er hat. Was fehlt, ist ein einfaches System, das die heutigen Einkaufspreise und die aktuelle Auslastung der Maschinen schon kennt, bevor der Preis entsteht.

Dann muss niemand mehr im Kopf behalten, was der Stahl diese Woche kostet oder welche Anlage gerade voll ist. Der Vertrieb sieht beim Angebot direkt, ob der Preis trägt – und ob eine ausgelastete Maschine einen Aufschlag rechtfertigt.

Kein großes Projekt, sondern eine schlanke Kalkulation, die mit der Wirklichkeit von heute rechnet statt mit der von 2018.

Wenn der Meister halbe Tage Zahlen abtippt

Der Meister verbringt halbe Tage damit, Stundenzettel von der Fläche in eine Tabelle zu übertragen. Erst dann gehen die Zahlen weiter an die Buchhaltung, erst danach wird die Rechnung an den Kunden geschrieben.

Bis das Geld auf dem Konto ist, vergehen oft Wochen – nicht weil der Kunde langsam zahlt, sondern weil die Zahlen intern zu lange unterwegs sind.

Wird die Arbeitszeit digital direkt auf der Fläche erfasst, läuft dieser Weg von allein: erfasste Stunden gehen ohne Abtippen weiter an die Buchhaltung, die Rechnung kann sofort raus.

Der Betrieb rechnet schneller ab, und das Geld kommt früher herein. Bei einem ganzen Betrieb sind das keine Kleinigkeiten, sondern Liquidität, die heute unnötig liegen bleibt.

Für den Meister bleibt nebenbei das Wichtigste übrig: Die halben Tage am Schreibtisch werden wieder zu Zeit auf der Fläche – bei der Qualität und den Leuten, für die er eigentlich da ist.

Wenn der Servicebericht zwei Wochen auf dem Armaturenbrett liegt

Ein Anlagenbauer liefert Maschinen aus, die beim Kunden im Dauerbetrieb laufen. Eine fällt aus, die Produktion steht, der Kunde ruft an. Der erfahrene Service-Techniker, nennen wir ihn Dieter, fährt raus.

Vor Ort sucht Dieter im dicken Leitz-Ordner den Schaltplan – und merkt: Es ist die Sonderanfertigung von 2019, bei der damals die Verkabelung geändert wurde. Der aktuelle Plan liegt im Büro in der Schublade.

Eine Stunde Telefon, bis der Plan als Foto kommt. Dieter repariert, tauscht ein Ventil und schreibt den Bericht von Hand auf Durchschlagpapier. Der Kunde unterschreibt mit öligen Fingern, der Zettel landet auf dem Armaturenbrett.

Dort liegt er zwei Wochen. Erst dann kann die Buchhaltung die Rechnung schreiben – und der Einkauf merkt nicht, dass das Ventil längst verbaut ist. Das Ersatzteillager stimmt vorne und hinten nicht mehr.

Die Techniker sind Goldstaub, aber ein guter Teil ihrer Zeit geht für Suchen, Telefonieren und Zettelwirtschaft drauf. Und das Geld liegt wochenlang auf dem Armaturenbrett, während die Bank für den Kontokorrentkredit Zinsen nimmt.

Niemand braucht dafür ein Raumschiff. Es reicht ein QR-Code an jeder ausgelieferten Anlage: Dieter scannt ihn vor Ort und hat sofort die digitale Akte – den richtigen Schaltplan, die Reparaturhistorie, die verbauten Teile.

Den Bericht schließt er direkt beim Kunden ab, unterschrieben wird gleich dort. Dann ist die Rechnung in Minuten statt Wochen draußen, das Ersatzteillager bleibt sauber – und der Techniker steht beim Kunden da als Profi, der sofort Bescheid weiß.

Digitalisierung im Mittelstand beginnt nicht mit Software. Sie beginnt mit der Frage, welcher Ablauf gerade am meisten kostet – und welcher warten kann.

Das Muster hinter den Beispielen

In keinem dieser Fälle fehlt es an Technik. Es fehlt an Reihenfolge.

Viele dieser Betriebe bauen Spitzenprodukte und exportieren weltweit, steuern ihre Planung aber über eine gewachsene Excel-Datei, die an einer einzigen Person hängt.

Die Zurückhaltung vieler Chefs ist dabei berechtigte Vorsicht, kein Zögern. Ein schlecht eingeführtes System kann die Produktion tagelang lahmlegen.

Deshalb bringt nicht das Drei-Jahres-IT-Projekt den Betrieb weiter, sondern der kleine, klar abgegrenzte Schritt, der in wenigen Wochen ein konkretes Problem löst.

Was zuerst geklärt werden muss

Vor jedem Werkzeug steht eine Entscheidung: Welcher Ablauf kostet gerade am meisten – und was kann warten?

Erst wird sichtbar gemacht, wo täglich Wirkung verloren geht. Dann wird entschieden, was zuerst geordnet wird. Wie das in der Praxis abläuft, ordnet unser Überblick zur Digitalisierung im Mittelstand ein.

Fazit

Digitalisierung im Mittelstand ist selten das, was auf Hochglanzfolien steht. In der Praxis ist es eine geschlossene Fehlerquelle, ein Vertrieb, der die Halle kennt, und Wissen, das im Betrieb bleibt.

Der erste richtige Schritt ist meist kleiner als gedacht – aber er muss der richtige sein. Wer für den eigenen Betrieb sortieren möchte, welcher Ablauf zuerst Wirkung bringt, kann eine Einordnung anfragen.

Häufige Fragen