Wenn ein externer Berater im feinen Zwirn reinkommt und als Erstes das Wort „Industrie 4.0“ oder „Künstliche Intelligenz“ in den Raum wirft, kriegt der Meister an der Linie 3 schon Puls. Warum? Weil er genau weiß, dass er am Ende den Mist ausbaden muss, wenn das System nicht läuft.
Im Büro liegen drei Angebote für ein neues ERP-System, jedes über 40 Seiten. In der Halle läuft der Auftrag auf einem Laufzettel von Maschine zu Maschine, und was am Ende wirklich gefertigt wurde, tippt jemand am Freitag nach. Die Frage, welches System das richtige ist, kann so niemand beantworten. Es fehlt die Frage davor.
Wer eine Digitalisierungsstrategie entwickeln will, klärt genau diese Frage davor: welche Abläufe im Betrieb in welcher Reihenfolge digital werden, wer dafür geradesteht und woran man nach 90 Tagen sieht, ob es wirkt. Für einen Betrieb mit 20 bis 200 Leuten passt das auf eine Seite. Es braucht keinen Ordner und keine Software-Liste. Es braucht einen echten Auftrag, die Leute, die ihn bearbeiten, und den Mut, einiges bewusst noch nicht anzufassen.
Dieser Beitrag zeigt, wie man eine Digitalisierungsstrategie in fünf Schritten erstellt, was auf die eine Seite gehört und was die Zahlen der KfW über Betriebe mit und ohne Strategie sagen. Den größeren Rahmen, warum die Reihenfolge im Mittelstand so viel entscheidet, beschreibt die Übersichtsseite Digitalisierung im Mittelstand.
Was ist eine Digitalisierungsstrategie?
Eine Digitalisierungsstrategie ist die schriftliche Festlegung, welche Abläufe ein Betrieb in welcher Reihenfolge digital macht, mit welchem Ziel und unter wessen Verantwortung. Sie beantwortet drei Fragen: Was kommt zuerst? Wer steht dafür gerade? Woran merken wir, dass es sich gelohnt hat?
Mit den Digitalstrategien von Bund, Ländern oder Städten, die bei der Suche nach dem Begriff oft zuerst erscheinen, hat das wenig zu tun. Dort geht es um Verwaltung, Netze und Schulen. Im Betrieb geht es um Aufträge, Angebote, Maschinen und Rückmeldungen aus der Halle.
Eine Digitalisierungsstrategie ist auch keine Einkaufsliste. Wer sie mit „ERP, MES, neue Zeiterfassung“ beginnt, hat Werkzeuge aufgeschrieben, aber keine Strategie. Die Werkzeuge stehen am Ende, nicht am Anfang.
Warum haben so wenige Mittelständler eine Digitalisierungsstrategie?
Weil Digitalisierung im Mittelstand meist in einzelnen Projekten passiert und nicht nach einem Plan. Laut KfW-Mittelstandspanel hatte im Frühjahr 2021 nur ein Fünftel der mittelständischen Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie (20 Prozent, 2019 waren es 16 Prozent). Mindestens ein Digitalisierungsprojekt in drei Jahren abgeschlossen hatten, je nach Befragungsjahr, 26 bis 40 Prozent (KfW Research, Fokus Nr. 382).
Bei kleinen Betrieben ist der Abstand am größten. Nach der Modellrechnung der KfW ist es dort 2,5-mal so wahrscheinlich, dass ein Betrieb Digitalisierungsprojekte durchführt, wie dass er eine Strategie dafür hat. Bei großen Mittelständlern liegt der Faktor bei 1,7. Projekte sind also deutlich häufiger als Strategien. Was oft fehlt, ist die Klammer darüber.
Das hat nichts mit Nachlässigkeit zu tun. Wer einen Betrieb mit 60 Leuten führt, hat keinen Strategiestab. Die Zeit für so etwas wird zwischen Kundentermin, Personalfrage und Maschinenausfall gefunden oder gar nicht. In der Bitkom-Befragung 2026 nennen 66 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten fehlende Zeit als Hürde der Digitalisierung.
Ein Befund der KfW ist für viele Inhaber überraschend: Ob ein Betrieb eine Digitalisierungsstrategie hat, hängt nicht mit seiner Bonität zusammen. Ein leicht negativer Zusammenhang war messbar, aber statistisch nicht gesichert. Eine Strategie ist also keine Frage des Geldes. Sie ist eine Frage der Reihenfolge und der Zeit, die im Alltag dafür bleibt.
Am Anfang einer Digitalisierungsstrategie steht ein Satz: Das kommt zuerst, das muss warten.
Einordnung von TENOR Digital
Was bringt eine Digitalisierungsstrategie dem Betrieb?
Betriebe mit Digitalisierungsstrategie nutzen neue Techniken deutlich häufiger als Betriebe mit einzelnen Projekten. Am Beispiel künstlicher Intelligenz hat die KfW das im Mittelstandspanel 2025 ausgewertet (veröffentlicht im Februar 2026): Mittelständler ohne Digitalisierungsprojekte nutzen KI mit einer Wahrscheinlichkeit von 19 Prozent. Mit abgeschlossenen Projekten, aber ohne Strategie sind es 26 Prozent. Mit Digitalisierungsstrategie 35 Prozent (KfW Research, Fokus Nr. 533).
| Stand der Digitalisierung im Betrieb | Wahrscheinlichkeit, dass KI genutzt wird |
|---|---|
| keine Digitalisierungsprojekte in den letzten drei Jahren | 19 % |
| Projekte abgeschlossen, aber keine Strategie | 26 % |
| mit Digitalisierungsstrategie | 35 % |
Die Werte sind eine Modellrechnung auf Befragungsdaten, keine Einzelfälle. Die KfW erklärt den Abstand so: Betriebe mit Strategie gehen anspruchsvollere Projekte an, ihre Projekte reichen über mehr Bereiche, und sie nutzen neue Techniken früher als andere.
Im Alltag zeigt sich der Nutzen einfacher. Eine Strategie verhindert, dass zwei Programme dasselbe erfassen. Sie verhindert, dass ein teures System gekauft wird, bevor klar ist, welchen Ablauf es tragen soll. Und sie gibt dem Meister in der Halle eine Antwort auf die Frage, warum er etwas anders machen soll.
Wie entwickelt man eine Digitalisierungsstrategie?
Eine Digitalisierungsstrategie entsteht in fünf Schritten: einen echten Auftrag ganz durchgehen, die Engpässe benennen, je Engpass ein messbares Ziel festlegen, eine Reihenfolge mit Verantwortlichen bauen und erst dann die Werkzeuge wählen. Die Reihenfolge ist wichtiger als jeder einzelne Schritt.
1. Einen echten Auftrag einmal ganz durchgehen
Am Anfang steht ein Auftrag aus der letzten Woche. Mit den Leuten, die ihn bearbeitet haben, geht man ihn Station für Station durch: Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Versand, Rechnung. An jeder Station wird notiert, wo etwas abgetippt, gesucht oder nachgefragt werden musste. Wie man solche Medienbrüche zählt, zeigt der Beitrag zur Prozessdigitalisierung im Mittelstand.
2. Höchstens drei Engpässe benennen
Aus dem Durchgang ergeben sich meist zehn Baustellen. In die Strategie kommen höchstens drei: die, die am meisten Zeit, Geld oder Nerven kosten. Typische Kandidaten in Betrieben mit Halle sind lange Angebotszeiten, Rückmeldungen aus der Fertigung auf Papier und die Suche nach dem aktuellen Stand eines Auftrags. Alles andere wird aufgeschrieben und bewusst vertagt. Wie die Rückmeldung aus der Fertigung digital wird, beschreibt der Beitrag zur MES-Einführung im Mittelstand.
3. Je Engpass ein Ziel in einer Zahl des Betriebs
„Effizienter werden“ ist kein Ziel. Ein Ziel ist eine Zahl, die der Betrieb heute schon messen kann: Tage vom Anruf bis zum Angebot, Stunden pro Woche für das Abtippen von Rückmeldungen, Minuten bis zur Auskunft, wo ein Auftrag steht. Erst den heutigen Wert messen, dann das Ziel festlegen. Ohne Ausgangswert lässt sich später nicht sagen, ob sich etwas gelohnt hat.
4. Reihenfolge und Verantwortliche festlegen
Die drei Engpässe kommen in eine Reihenfolge mit drei Zeiträumen: was in den nächsten 90 Tagen passiert, was in zwölf Monaten, was in 24 Monaten. Jeder Punkt bekommt einen Namen, keine Abteilung. Wer dafür geradesteht, muss das auch in der Halle vertreten können. Nach den ersten 90 Tagen wird geprüft, welche Zahl sich bewegt hat, und der nächste Punkt rückt nach.
5. Erst jetzt das Werkzeug wählen und klein anfangen
Die Frage an jeden Anbieter lautet dann nicht „Was kann Ihr System?“, sondern „Wie wird dieser eine Ablauf für die Leute in der Halle einfacher?“. Dafür gehören Produktionsleiter und Werkstattmeister mit an den Tisch, bevor etwas unterschrieben wird. Angefangen wird mit einem Engpass, nicht mit allen dreien. Wenn die Mannschaft merkt, dass ihr das neue System Arbeit abnimmt, trägt sie den nächsten Schritt mit.
Was gehört in eine Digitalisierungsstrategie?
In eine Digitalisierungsstrategie gehören fünf Dinge: die Engpässe, ein messbares Ziel je Engpass, die Reihenfolge, je Punkt ein Verantwortlicher und eine Liste dessen, was bewusst noch nicht angefasst wird. Für einen mittelständischen Betrieb passt das auf eine Seite.
Die folgende Tabelle zeigt, wie so eine Seite aufgebaut sein kann. Sie ist ein Muster mit typischen Engpässen, kein Kundenfall. Die Ausgangswerte trägt jeder Betrieb selbst ein.
| Engpass (Zeitraum) | Woran gemessen | Erster Schritt und wer |
|---|---|---|
| Angebote dauern zu lange (90 Tage) | Tage vom Anruf bis zum Angebot | Kalkulation aus einzelnen Excel-Dateien in eine gemeinsame Grundlage bringen. Verantwortlich: Leiter Vertrieb |
| Rückmeldungen aus der Halle auf Papier (12 Monate) | Stunden pro Woche für das Nachtippen | Rückmeldung an einer Maschinengruppe direkt am Terminal, mit wenigen Klicks. Verantwortlich: Produktionsleiter |
| Niemand weiß sofort, wo ein Auftrag steht (24 Monate) | Minuten bis zur Auskunft an den Kunden | Auftragsstatus an einer Stelle sichtbar machen, für Büro und Halle. Verantwortlich: Inhaber |
| Bewusst vertagt: neues Zeiterfassungssystem, Kundenportal, KI-Projekte, solange die Auftragsdaten nicht an einer Stelle liegen | ||
Die letzte Zeile ist die wichtigste. Was auf der Liste „bewusst vertagt“ steht, muss niemand mehr diskutieren, wenn der nächste Anbieter anruft. Das spart Zeit und schützt die Mannschaft davor, an fünf Baustellen gleichzeitig zu arbeiten.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierungsstrategie, Digitalisierungskonzept und Roadmap?
Die Strategie legt fest, was zuerst kommt und warum. Das Konzept beschreibt, wie ein einzelner Punkt umgesetzt wird. Die Roadmap zeigt, wann was passiert. Im Mittelstand verschwimmen die Begriffe oft, und das ist kein Problem, solange die Reihenfolge stimmt: erst die Strategie, dann je Punkt ein Konzept, die Roadmap hält beides zusammen.
| Begriff | Beantwortet | Wer entscheidet |
|---|---|---|
| Strategie | Was zuerst, warum, wer? Der ganze Betrieb auf einer Seite. | Inhaber oder Geschäftsführung |
| Konzept | Wie genau wird dieser eine Punkt umgesetzt? Ein Ablauf, ein System. | Verantwortlicher des Punkts, mit den Leuten, die damit arbeiten |
| Roadmap | Wann passiert was? Alle Punkte auf einer Zeitachse. | Geschäftsführung, alle 90 Tage überprüft |
Woran scheitert eine Digitalisierungsstrategie im Betrieb?
Eine Digitalisierungsstrategie scheitert im Betrieb oft daran, dass sie am grünen Tisch entsteht und nicht an der Maschine anfängt. Die meisten Strategien, die wir in Werkshallen gescheitert sehen, sind so entstanden. Der Meister erfährt oft erst davon, wenn das Terminal aufgebaut wird. Macht es ihm die Arbeit schwerer, umgeht er es. Er muss seine Arbeit schaffen. Drei Regeln aus der Praxis helfen dagegen.
1. Dort anfangen, wo es jeden Tag Zeit kostet
Die erste Frage geht an die Leute an der Maschine: „Was raubt euch jeden Tag am meisten Zeit und Nerven?“ Lautet die Antwort „Ich laufe dreimal am Tag ins Lager, um nachzusehen, ob die Rohre da sind“, dann ist das der erste Ansatzpunkt. Eine einfache digitale Bestandsabfrage hilft schnell, sobald Zu- und Abgänge sauber gebucht werden. Ein überladenes neues ERP-System bringt erst einmal Frust. Es bildet den Ablauf selten so ab, wie er wirklich läuft.
2. Die Daten müssen nebenbei anfallen
Muss der Maschinenbediener nach der Schicht noch eine halbe Stunde Daten in ein Terminal tippen, damit das Controlling bunte Grafiken hat, ist die Strategie schon verloren. Braucht eine einfache Meldung zehn Klicks, wird daraus digitale Bürokratie. Die Daten sollen möglichst aus der Maschine kommen oder mit einem Scan oder wenigen Klicks erfasst werden. Digitalisierung soll den Leuten Zeit schenken und keine nehmen.
3. Den analogen Kern zuerst in Ordnung bringen
Ist der Materialfluss chaotisch, sind die Abläufe nicht einheitlich und haken die Absprachen zwischen Vertrieb und Produktion, wird mit viel Geld nur das Chaos digitalisiert. Es fährt dann schneller und teurer gegen die Wand. Erst muss der Ablauf stehen, dann kommt die Technik darauf. Ausführlich beschreibt das der Beitrag dazu, warum Digitalisierung im Mittelstand scheitert.
Eine Fünf-Jahres-Strategie braucht ein Mittelständler nicht. Die eine Seite mit 90 Tagen, zwölf und 24 Monaten reicht, wenn jeder Schritt klein ist und früh etwas bringt.
Welche Rolle spielt KI in der Digitalisierungsstrategie?
KI ist in der Digitalisierungsstrategie eines Mittelständlers ein Punkt unter mehreren und selten der erste. Sie braucht Daten, die an einer Stelle liegen und stimmen. Solange Aufträge auf Zetteln und in einzelnen Excel-Dateien verteilt sind, hat KI nichts, womit sie arbeiten kann.
Wer eine Digitalisierungsstrategie hat, nutzt KI häufiger (Zahlen im Abschnitt oben). Eine Strategie ordnet die Daten, mit denen KI arbeiten kann. Wie Betriebe mit Halle KI einführen, beschreibt die Seite KI im Mittelstand. Wer eine eigene Linie für KI braucht, findet sie bei der KI-Strategieberatung.
Fazit: Erst die Reihenfolge, dann die Software
Eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln ist im Mittelstand keine Frage von Budget oder Größe. Es ist eine Frage der Reihenfolge: einen echten Auftrag durchgehen, höchstens drei Engpässe benennen, je Engpass eine Zahl festlegen, Namen dahinterschreiben und erst dann über Werkzeuge reden. Das passt auf eine Seite und lässt sich alle 90 Tage überprüfen.
Beispiele, wie andere Betriebe ihre ersten Schritte gegangen sind, sammelt der Beitrag Digitalisierung im Mittelstand: Beispiele. Wer Zuschüsse für Beratung und Umsetzung prüfen möchte, findet die Programme im Überblick zur Förderung der Digitalisierung im Mittelstand.
TENOR Digital begleitet diesen Weg aus einer Hand, als Unternehmensberatung für den Mittelstand: vom ersten Rundgang mit dem Meister an der Linie bis zum laufenden System. Wer die eigene Reihenfolge mit einem Blick von außen festlegen möchte, findet bei der Digitalisierungsberatung für den Mittelstand den nächsten Schritt.
Wie lange dauert es, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln?
Wie lange die erste Fassung dauert, hängt vor allem davon ab, wie schnell die Ausgangswerte gemessen sind. Den meisten Aufwand machen der Durchgang durch einen echten Auftrag mit den Leuten aus Büro und Halle und das Messen der heutigen Zahlen. Länger dauert die Umsetzung, die eine Digitalisierungsstrategie bewusst über 90 Tage, zwölf und 24 Monate verteilt.
Kann ein Betrieb seine Digitalisierungsstrategie selbst erstellen?
Ja. Eine Digitalisierungsstrategie braucht kein Fachwissen über Software, sondern Kenntnis der eigenen Abläufe, und die hat niemand besser als der Betrieb selbst. Ein Blick von außen hilft, wenn im Alltag die Zeit fehlt oder wenn alle so lange dabei sind, dass ihnen die Umwege nicht mehr auffallen. Wichtig ist nur, dass die Strategie vom eigenen Ablauf ausgeht und nicht vom Prospekt eines bestimmten Systems.
Wer sollte im Betrieb für die Digitalisierungsstrategie verantwortlich sein?
Für die Digitalisierungsstrategie als Ganzes steht der Inhaber oder die Geschäftsführung gerade, weil dort über Reihenfolge und Geld entschieden wird. Jeder einzelne Punkt bekommt einen eigenen Verantwortlichen mit Namen, oft aus Produktion, Arbeitsvorbereitung oder Vertrieb. Einen eigenen IT-Leiter braucht es dafür nicht.
Wie oft sollte man eine Digitalisierungsstrategie überprüfen?
Eine Digitalisierungsstrategie wird am besten alle 90 Tage überprüft: Ist der erste Schritt erledigt, hat sich die gemessene Zahl bewegt, rückt ein vertagter Punkt nach vorn? Neu geschrieben wird sie erst, wenn sich am Betrieb selbst etwas Grundlegendes ändert, etwa durch einen neuen Standort, eine Übernahme oder eine Nachfolge.
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