Prozesse digitalisieren im Mittelstand: erst den Auftrag verfolgen, dann die Software

Morgens kommt per Mail eine Bestellung: 40 Flansche nach Zeichnung, als PDF. Der Meister druckt sie aus, damit er sie in der Halle dabeihat. Mittags tippt das Büro sie in die Auftragsbestätigung, am Nachmittag schreibt die Arbeitsvorbereitung sie noch einmal auf die Laufkarte, und in zwei Wochen tippt jemand die Stückzahl ein drittes Mal in die Rechnung. Dazwischen fragt der Meister zweimal nach, welche Toleranz denn nun gilt. Jeder im Betrieb kennt diesen Weg. Kaum einer hat ihn je von Anfang bis Ende aufgeschrieben.

Prozessdigitalisierung heißt: Ein Ablauf wie dieser Auftrag wird einmal erfasst und läuft danach ohne Abtippen bis zur Rechnung durch. Der erste Schritt ist keine Software, sondern eine Zählung: Wo wird abgeschrieben, gesucht oder nachgefragt? Wer das gezählt hat, weiß, welcher Ablauf zuerst dran ist und was er heute kostet. Dass so viele Abläufe noch auf Papier laufen, liegt nicht an den Betrieben. Sie sind für ihre Aufträge gewachsen, nicht für Software. Unten steht, wie man den richtigen Ablauf findet, in welcher Reihenfolge man ihn umstellt und was die E-Rechnung ab 2027 daran ändert.

Was ist Prozessdigitalisierung, und was ist sie nicht?

Prozessdigitalisierung bedeutet, dass die Daten eines Ablaufs einmal erfasst werden und danach ohne erneutes Eintippen von Schritt zu Schritt weiterlaufen. Ein Auftrag, der am Telefon angenommen wird, steht dann einmal im System und taucht von dort aus in Auftragsbestätigung, Arbeitsplan, Rückmeldung aus der Fertigung und Rechnung auf.

Keine Prozessdigitalisierung ist es, einen Zettel einzuscannen und als PDF abzulegen. Dann liegt das Papier nur woanders. Die Stelle, an der eine Information von Papier in den Rechner oder von einem Programm ins nächste abgeschrieben wird, heißt Medienbruch. Jeder Medienbruch kostet Zeit, und an jedem kann sich ein Zahlendreher einschleichen.

Warum ist im Mittelstand das Büro digitaler als die Halle?

Im Mittelstand ist das Büro digitaler als die Halle, weil Buchhaltung und Lohn seit Jahren über Steuerberater und Standardprogramme laufen, während jede Fertigung anders ist und es für sie selten ein Programm von der Stange gibt. In einer Befragung von IW Consult (erstellt für die Partnerschaft für Finanzdigitalisierung) unter 201 kleinen und mittleren Unternehmen (April und Mai 2025) schätzten die Betriebe ihren Finanzbereich im Schnitt zu 82 Prozent als digitalisiert ein. Bei der Produktion waren es 37 Prozent, bei der Produktentwicklung 36 Prozent.

Das passt zu dem, was man in den Betrieben sieht. Die Buchhaltung arbeitet längst digital mit dem Steuerberater. Zwischen Büro und Halle läuft dagegen vieles noch über Laufkarte, Zuruf und Excel. Genau dort sitzen die Medienbrüche, die am meisten Zeit kosten, weil jeder Auftrag durch diese Stelle muss.

Dazu kommt: Laut Bitkom-Umfrage 2026 unter 604 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern nutzen 61 Prozent ihre vorhandenen Daten kaum oder gar nicht. Wer Daten an drei Stellen von Hand pflegt, hat am Ende drei Stände und traut keinem davon.

Welche Prozesse sollte ein Betrieb mit Halle zuerst digitalisieren?

Zuerst kommt der Ablauf, der am häufigsten läuft, die meisten Medienbrüche hat und bei dem ein Fehler am teuersten ist. In Betrieben mit Fertigung ist das fast immer die Auftragsabwicklung vom Eingang bis zur Rechnung, gefolgt von der Rückmeldung aus der Halle. Wie die Rückmeldung aus der Halle mit einem MES digital wird, beschreibt der Beitrag zur MES-Einführung im Mittelstand.

Drei Fragen helfen bei der Auswahl:

• Wie oft läuft der Ablauf? Ein Schritt, der jeden Tag zwanzigmal vorkommt, schlägt einen, der einmal im Monat kommt.
• Wie oft wird abgeschrieben? Jede Stelle, an der eine Zahl von Hand übertragen wird, ist ein Kandidat.
• Was kostet ein Fehler? Ein falsches Maß auf der Laufkarte kostet Material und Maschinenzeit. Ein Tippfehler in der Urlaubsliste nicht.

Welcher Ablauf in einem bestimmten Betrieb vorne liegt, zeigt erst die Zählung. Manchmal ist es auch etwas Kleines, das jeden Tag alle ärgert, etwa die Zettelwirtschaft bei der Werkzeugausgabe. Ein solcher erster Schritt ist schnell spürbar und gewinnt die Leute für den nächsten. Beispiele aus Werkshalle und Büro zeigen, wie klein ein Anfang sein darf.

Wie findet man heraus, wo im Ablauf Zeit verloren geht?

Wo im Ablauf Zeit verloren geht, zeigt sich am zuverlässigsten, wenn man einen echten Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung begleitet und jede Station aufschreibt: wer ihn anfasst, was abgetippt wird, wo gesucht und wo nachgefragt wird. Dafür braucht es kein Werkzeug. Ein Blatt Papier, ein Stift und die Leute, die den Ablauf jeden Tag machen, reichen.

Gezählt werden drei Dinge: wie oft dieselbe Angabe abgeschrieben wird, wie oft jemand etwas sucht und wie oft jemand nachfragen muss, weil eine Information fehlt. Dazu die Minuten, die das jeweils dauert. Am Ende steht kein Gefühl mehr, sondern eine Zahl.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen: Ein Betrieb mit 60 Leuten bearbeitet zehn Aufträge am Tag. Jeder Auftrag wird dreimal abgetippt, jedes Mal fünf Minuten. Das sind 150 Minuten am Tag, also zweieinhalb Stunden. Bei 220 Arbeitstagen und 50 Euro, die eine Stunde den Betrieb kostet, kommen 2,5 × 220 × 50 = 27.500 Euro im Jahr zusammen. Nur für das Abschreiben, ohne Suchen, ohne Rückfragen und ohne die Fehler, die beim Abtippen passieren.

Wer einen Auftrag einmal von Anfang bis Ende begleitet hat, muss niemanden mehr überzeugen. Die Zahl liegt dann auf dem Tisch.

In welchen Schritten lassen sich Prozesse digitalisieren?

Prozesse lassen sich in vier Schritten digitalisieren: aufschreiben, wie der Ablauf heute wirklich läuft, ihn vereinfachen und klären, wer entscheidet, das passende Werkzeug wählen und ihn mit einer kleinen Gruppe einführen. Die Reihenfolge ist wichtig. Wer sie umdreht und mit der Software anfängt, nimmt die alten Umwege mit ins neue System.

1. Aufschreiben, wie es heute läuft. Nicht, wie es im Handbuch steht, sondern wie es wirklich gemacht wird, zusammen mit den Leuten, die es jeden Tag machen. Vom Anruf des Kunden bis zur bezahlten Rechnung.
2. Vereinfachen und klären, wer entscheidet. Welche Unterschrift braucht es wirklich? Wer gibt frei, wenn etwas vom Standard abweicht? Welche Liste führt nur einer für sich? Wer einen umständlichen Ablauf digitalisiert, hat danach einen umständlichen digitalen Ablauf.
3. Das Werkzeug wählen. Erst jetzt kommt die Software. Oft reicht, was schon da ist, ergänzt um eine Verbindung zwischen zwei Programmen. Entscheidend ist eine Frage: Muss danach noch irgendwo von Hand abgeschrieben werden?
4. Mit wenigen Leuten anfangen und den alten Weg abschalten. Eine Abteilung, eine Schicht, ein paar Wochen. Dann wird nachgebessert und erst danach ausgeweitet. Läuft der neue Weg, wird der alte Zettel abgeschafft. Wer beides parallel weiterführt, arbeitet doppelt.

Für jeden Schritt braucht es einen aus dem Betrieb, der dafür geradesteht und feste Stunden in der Woche bekommt. Ein Projekt, das nebenher läuft, verliert am Montagmorgen gegen den ersten Auftrag. Warum das so oft passiert, steht im Beitrag darüber, warum Digitalisierung im Mittelstand scheitert.

Braucht man für Prozessdigitalisierung ein neues ERP-System?

Für Prozessdigitalisierung braucht ein Betrieb meistens kein neues ERP-System. In vielen Betrieben ist ein ERP-System oder eine Branchensoftware schon da, wird aber nur für einen Teil des Ablaufs genutzt. Häufig lohnt es mehr, das Vorhandene richtig einzurichten und die Lücke zwischen Büro und Halle zu schließen, zum Beispiel mit einer Betriebsdatenerfassung, über die die Halle Stückzahl und Zeit direkt am Terminal oder per Scanner zurückmeldet.

Ein Wechsel kann sich lohnen, wenn das alte System keine Verbindung zu anderen Programmen zulässt, vom Hersteller nicht mehr gepflegt wird oder wenn um das System herum schon mehr Excel-Listen laufen als darin. Diese Entscheidung kommt aber nach Schritt zwei, nicht davor. Wer zuerst kauft, kauft für den alten Ablauf.

Wie viele Zusatzprogramme ein Betrieb braucht, hängt an der Zahl der Schnittstellen, nicht an der Zahl der Funktionen. Jedes Programm, das mit keinem anderen spricht, ist ein neuer Medienbruch.

Wie bekommt man Meister und Mannschaft mit ins Boot?

Meister und Mannschaft kommen mit, wenn sie den neuen Ablauf mitbauen und spüren, dass er ihnen Arbeit abnimmt. Der Meister, der die Woche seit Jahren im Kopf und auf dem Zettel plant, sitzt deshalb schon am Tisch, bevor eine Software ausgewählt wird. Kann ein Anbieter ihm nicht erklären, warum seine Arbeit leichter wird, ist es das falsche System.

In der Halle gelten andere Regeln als im Büro. Die Eingabe muss mit Handschuh gehen, an einem Terminal, das Staub und Kühlschmierstoff aushält. Was zehn Klicks braucht, nur um zu melden, dass das Rohmaterial da ist, wird umgangen. Nicht aus Trotz, sondern weil die Aufträge raus müssen. Ein Scan der Laufkarte statt fünf Eingaben macht den Unterschied.

Gute Prozessdigitalisierung ist auch ein Argument bei der Suche nach Leuten. Wer an der Werkbank Zeichnung, Werkzeug und Material auf dem Tablet hat statt auf dem dritten Durchschlag, merkt, dass in diesem Betrieb mitgedacht wird.

Was ändert die E-Rechnung an der Prozessdigitalisierung?

Die E-Rechnung macht aus der Prozessdigitalisierung für viele Betriebe eine Frist. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Laut Bundesfinanzministerium dürfen bis zum 31. Dezember 2026 alle Betriebe beim Ausstellen noch eine andere Rechnung schicken: auf Papier immer, als PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz hatte, darf das noch bis Ende 2027.

Für jeden Betrieb, der im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, heißt das: Ab dem 1. Januar 2027 gehen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung raus. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Wer heute schon per EDI an große Abnehmer fakturiert, darf dieses Verfahren noch bis Ende 2027 weiter nutzen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, kein PDF. Sie lässt sich nur dann ohne Abtippen erstellen, wenn Stückzahl, Preis und Lieferung vorher schon sauber im System stehen. Wer die Auftragsabwicklung jetzt ordnet, erfüllt die Pflicht nebenbei. Wer es nicht tut, tippt künftig in ein neues Formular.

Für kleine und mittlere Betriebe in Bayern gibt es Zuschüsse für die Umsetzung, etwa den Digitalbonus Bayern. Welche Förderwege es sonst gibt, zeigt der Überblick zur Förderung der Digitalisierung im Mittelstand.

Welche Prozesse sollte man noch nicht digitalisieren?

Abläufe, die selten vorkommen, sich noch ständig ändern oder bald wegfallen, digitalisiert man besser später oder gar nicht. Ein Sonderprozess, der zweimal im Jahr läuft, rechnet sich nicht. Und ein Ablauf, über den im Betrieb noch gestritten wird, gehört erst geklärt, dann in Software gegossen.

Auch beim Werkzeug gilt Augenmaß. Eine Excel-Liste, die einer pflegt und sonst niemand braucht, ist kein Problem. Zum Problem wird sie, wenn drei Leute daraus abschreiben.

Künstliche Intelligenz kann später helfen, etwa beim Auslesen von Bestellungen aus E-Mails oder bei der Belegerkennung. Sie setzt aber auf einem geordneten Ablauf auf, nicht davor. Wo KI im Betrieb zuerst entlastet, zeigt die Themenseite KI im Mittelstand.

Womit fängt ein Betrieb nächste Woche an?

Ein Betrieb fängt mit Prozessdigitalisierung am besten mit einem einzigen Auftrag an, nicht mit einem Programm. Wer einen Auftrag einmal ganz durch den Betrieb verfolgt, jede Abschrift zählt und mit dem Ablauf anfängt, der am meisten kostet, hat den wichtigsten Schritt schon gemacht. Die Software folgt dem Ablauf, nicht umgekehrt. Erst Klarheit. Dann Struktur. Dann Wirkung.

Wie Digitalisierung in einem gewachsenen Betrieb insgesamt in die richtige Reihenfolge kommt, beschreibt die Themenseite Digitalisierung im Mittelstand. Für Handwerksbetriebe gibt es einen eigenen Ratgeber zur Digitalisierung im Handwerk. Wie aus mehreren Abläufen eine Strategie auf einer Seite wird, beschreibt der Beitrag Digitalisierungsstrategie entwickeln.

TENOR Digital begleitet als Unternehmensberatung für den Mittelstand diesen Weg vom ersten Rundgang durch die Halle bis zum laufenden System, aus einer Hand. Wer wissen möchte, welcher Ablauf im eigenen Betrieb zuerst dran ist, findet bei der Digitalisierungsberatung für den Mittelstand den nächsten Schritt.