Warum Digitalisierung im Mittelstand scheitert und was der Inhaber daran ändern kann

Stellen wir uns in die Halle eines Maschinenbauers in Landshut oder Deggendorf. Es riecht nach Kühlschmierstoff, die Späne fliegen, und der Meister plant die Woche im Kopf und auf dem Zettel. Wer hier mit „Change Management“, „agiler Transformation“ oder „Disruption“ ankommt, dem zeigt der Chef zu Recht die Tür. Er führt den Betrieb vielleicht schon in zweiter Generation. Er braucht keine Folien. Er will wissen, warum das neue System in seinem Betrieb nicht läuft und was er morgen anders machen soll.

Digitalisierung im Mittelstand scheitert selten am Tag der Entscheidung. Sie scheitert in den Wochen danach: Das Projekt läuft neben dem Tagesgeschäft her, keiner hat feste Stunden dafür, und vorher hat niemand geklärt, wie der Ablauf eigentlich laufen soll. Das hat nichts mit fehlendem Willen zu tun. Ein gewachsener Betrieb ist für seine Aufträge gebaut, nicht für ein Projekt, das zusätzlich durch die Halle läuft. Unten steht, woran es hängt, woran man es früh merkt, was es kostet und wie der zweite Anlauf klappt. Jede Zahl hat eine Quelle.

Wie oft scheitert Digitalisierung im Mittelstand wirklich?

Eine verlässliche Zahl, wie viele Digitalisierungsprojekte im deutschen Mittelstand scheitern, gibt es nicht. Keine der großen Umfragen in Deutschland, weder von KfW noch Bitkom, DIHK oder dem Statistischen Bundesamt, zählt gescheiterte Projekte im Mittelstand. Die oft genannten 70 Prozent finden sich etwa in einer Befragung der Boston Consulting Group von 2020 unter 825 Führungskräften weltweit, ergänzt um 70 Projekte mit Großkonzernen. Für einen Betrieb mit 80 Leuten sagt das wenig.

Was es gibt, sind Zahlen zur Lage. Laut KfW-Digitalisierungsbericht 2025 hat in den Jahren 2022 bis 2024 knapp jeder dritte Mittelständler (30 Prozent) ein Digitalisierungsprojekt abgeschlossen, fünf Prozentpunkte weniger als in der Umfrage davor. Das heißt nicht, dass die anderen gescheitert sind. Sie haben in diesen drei Jahren nur keins fertig gemacht. Gezählt sind dabei alle Betriebe bis 500 Millionen Euro Umsatz, die meisten davon sehr klein. Betriebe ab 50 Leuten digitalisieren laut KfW 2,3-mal so oft wie kleine. Und laut Bitkom-Umfrage 2026 unter 604 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern sagt jeder zweite Betrieb (51 Prozent), er habe Probleme mit der Digitalisierung. Zwei von drei (65 Prozent) sehen Wettbewerber aus der eigenen Branche vorn, die früher angefangen haben.

Was heißt eigentlich gescheitert?

Gescheitert ist ein Projekt, wenn es abgebrochen wird, wenn es nicht bringt, was es soll, oder wenn es läuft und keiner es nutzt. Der dritte Fall fällt am spätesten auf. Die Software ist da, die Lizenz wird bezahlt, und daneben führen die Leute ihre alten Listen weiter. Auf dem Papier ist das Projekt fertig. Im Betrieb ist es gescheitert.

Woran scheitert Digitalisierung im Mittelstand am häufigsten?

Digitalisierung im Mittelstand scheitert am häufigsten an fehlender Zeit im eigenen Betrieb, noch vor dem Geld. Von außen kommen Datenschutz und Fachkräftemangel dazu. In der Bitkom-Umfrage 2026 nennen gut drei von vier Betrieben den Datenschutz als Hürde (77 Prozent), 70 Prozent den Fachkräftemangel und zwei von drei die fehlende Zeit (66 Prozent). Dass die eigenen Leute nicht mitziehen wollen, sagt nur jeder fünfte (21 Prozent).

In der DIHK-Umfrage 2026, gemacht im November 2025, liegen ebenfalls vorne: keine Zeit (58 Prozent) und Komplexität (56 Prozent), also dass ein Projekt viele Abläufe gleichzeitig umkrempelt. Im Handwerk ist es dasselbe. In einer eigenen Bitkom-Umfrage 2025 sagen 72 Prozent der Handwerksbetriebe, sie seien im Alltag zu stark ausgelastet, um sich um Digitalisierung zu kümmern.

Warum ERP-Einführungen besonders oft hängen bleiben

Bei ERP- und Branchensoftware kommt das doppelt. Sie greift in fast jeden Ablauf ein. Was bisher kurz auf dem Flur geklärt wurde, muss die Software als feste Regel kennen. Und diese Regel muss vorher jemand festlegen. Ist das nicht passiert, landet jede ungeklärte Frage als Ausnahme im System, und keiner weiß, wer sie löst.

Was das für den Betrieb heißt: Am Datenschutz und am Fachkräftemarkt kann ein Betrieb wenig drehen. An der eigenen Zeit schon. Ein Projekt ohne festen Platz im Kalender und ohne einen Verantwortlichen verliert gegen den nächsten Auftrag.

Ein Projekt ohne feste Stunden verliert am Montagmorgen gegen den ersten Auftrag.

Welche Rolle spielt der Inhaber?

Der Inhaber entscheidet, ob ein Digitalisierungsprojekt feste Zeit bekommt, denn bei ihm laufen Geld, Personal und Abläufe zusammen. In einem Betrieb mit 20 bis 200 Leuten ist das gewachsen und meistens auch richtig so. Für ein Digitalisierungsprojekt heißt es aber: Es wartet auf freie Stunden, und die gibt es im Tagesgeschäft kaum.

Drei Übergaben gehen dabei oft schief. An die IT, die die Technik kennt, aber über Abläufe nicht entscheiden darf. An eine junge Kraft, die Zeit hat, aber im Betrieb noch kein Gewicht. Oder an den Softwareanbieter, der sein System kennt, aber nicht den Betrieb. Besser funktioniert eine klare Teilung. Der Chef entscheidet, welches Projekt zählt und woran man sieht, ob es sich lohnt. Einer aus dem Betrieb, auf den die anderen hören, bekommt dafür feste Stunden in der Woche und darf im abgesprochenen Rahmen selbst entscheiden. Das hilft auch gegen lange Entscheidungswege, die laut Bitkom (2026) 40 Prozent der Betriebe bremsen.

Woran merkt man früh, dass ein Digitalisierungsprojekt kippt?

Ein Digitalisierungsprojekt kippt, wenn doppelt gearbeitet wird, keiner zuständig ist und keiner sagen kann, wann es sich gelohnt hat. Diese Zeichen tauchen auf, lange bevor einer das Wort „gescheitert“ sagt:

• Neben der neuen Software entstehen wieder eigene Excel-Listen, weil das System „noch nicht alles kann“.
• Dieselben Daten werden an zwei Stellen eingetragen.
• Fragt man, wer das Projekt verantwortet, nennen drei Leute drei Namen.
• Es gibt Termine mit dem Anbieter, aber keinen Termin für die nächste Entscheidung im Haus.
• Keiner kann sagen, woran man in drei Monaten sieht, ob es sich gelohnt hat.
• Die Einführung soll warten, bis „ruhigere Wochen“ kommen.

Trifft mehr als ein Punkt zu, lohnt es sich, kurz anzuhalten, bevor weiter Geld fließt. Oft liegt ein Teil des Problems in den Daten. Laut Bitkom (2026) nutzen 61 Prozent der Betriebe ihre vorhandenen Daten kaum oder gar nicht. In der DIHK-Umfrage 2026 sagen 31 Prozent, schlechte Datenqualität bremst sie bei der Nutzung ihrer Daten. Stimmen Artikel- und Kundendaten nicht, liefert auch die beste Software falsche Ergebnisse.

Was kostet ein gescheitertes Digitalisierungsprojekt?

Ein abgebrochenes Projekt kostet deutlich mehr als die Lizenz. In unserem Rechenbeispiel sind es rund 34.000 Euro, und zwei Drittel davon gehen für Einrichtung und Arbeitszeit drauf. Die Zahlen sind angenommen: Ein Betrieb mit 80 Leuten führt eine Software für die Auftragsabwicklung ein. Die Lizenz kostet im ersten Jahr 12.000 Euro, die Einrichtung durch den Anbieter 10.000 Euro. Sechs Mitarbeiter sitzen je 40 Stunden in Schulung, Datenübernahme und Tests. Bei 50 Euro pro Stunde, die den Betrieb ein Mitarbeiter kostet, sind das noch einmal 12.000 Euro. Wird das Projekt nach einem Jahr eingestellt, sind rund 34.000 Euro weg, und der Ablauf ist nicht besser geworden.

Läuft das System dagegen halb genutzt weiter, wird es auch nicht billiger. Tragen zwei Mitarbeiter je drei Stunden pro Woche Daten doppelt ein, kommen bei 46 Arbeitswochen jedes Jahr 2 × 3 × 46 × 50 = 13.800 Euro dazu, zusätzlich zur Lizenz.

Der teuerste Teil steht in keiner Rechnung: Die Leute haben erlebt, dass Digitalisierung Arbeit macht und nichts bringt. Beim nächsten Projekt ist die Skepsis größer. Und dann zu Recht.

Liegt es am Geld oder an den Fachkräften?

Am Geld scheitert Digitalisierung im Mittelstand meistens nicht zuerst. In der DIHK-Umfrage 2026 nennen es 40 Prozent, weniger als Zeit und Komplexität. Bei Bitkom (2026) sind es 48 Prozent, weniger als Datenschutz, Fachkräfte und Zeit. Gleichzeitig wird weniger ausgegeben: Laut KfW hat der Mittelstand 2024 knapp 24 Milliarden Euro in Digitalisierung gesteckt, rund acht Milliarden weniger als im Jahr davor. Umso wichtiger ist, dass das Geld im richtigen Ablauf landet.

Der Fachkräftemangel ist echt, laut Bitkom (2026) die zweitgrößte Hürde (70 Prozent). Er trifft genau den Mann oder die Frau, die man für das Projekt freistellen müsste. Deshalb zuerst die Zeit dieser Person planen, dann die Software.

Für kleinere Betriebe gibt es Zuschüsse. Der Digitalbonus Bayern hilft kleinen Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 50 Mitarbeitern und höchstens 10 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme bei der Umsetzung. Für größere Betriebe zeigt der Überblick zur Förderung der Digitalisierung im Mittelstand, welche Wege es sonst gibt. Nur: Förderung ersetzt keine Klärung. Ein bezuschusstes Projekt mit ungeklärtem Ablauf scheitert genauso, nur mit Zuschuss.

Was wir in den Betrieben beobachten

In der Praxis scheitert Digitalisierung selten am Geld oder an der Technik. Sie scheitert, weil das System nicht zur Arbeit in der Halle passt. Drei Fälle sehen wir in Fertigungsbetrieben immer wieder: Die Software passt nicht zum Betrieb, entschieden wird ohne die Leute an der Maschine, und aus dem Werkzeug wird Bürokratie.

Die Software passt nicht zum Betrieb. Ein Betrieb kauft ein teures ERP- oder MES-System, weil es in der Vorführung gut ausgesehen hat. Das System kennt aber nur den Standardablauf, nicht den, nach dem in diesem Betrieb wirklich gearbeitet wird. Statt Ordnung zu schaffen, holt es ungeklärte Abläufe ins System. Dort werden sie oft noch unübersichtlicher als vorher. Wie man ein MES am eigenen Ablauf statt an der Vorführung auswählt, beschreibt der Beitrag zur MES-Einführung im Mittelstand.

Entschieden wird im Büro, gearbeitet in der Halle. Die Entscheidung fällt oben, oft zusammen mit einem Berater, der die Fertigung nicht aus der Nähe kennt. Unten steht der Meister, der die Produktion seit Jahrzehnten im Kopf und auf dem Zettel plant. Macht ihm das neue System die Arbeit schwerer, arbeitet er daran vorbei. Nicht aus Trotz, sondern weil die Aufträge raus müssen. Widerstand entsteht dort, wo das System mehr Arbeit macht als vorher.

Bevor unterschrieben wird, sitzt der Meister mit am Tisch. Kann ihm der Anbieter nicht erklären, warum seine Arbeit leichter wird, ist es das falsche System.

Team TENOR

Aus dem Werkzeug wird Bürokratie. Es werden viele Daten erfasst, aber keiner schaut sie an. Gleichzeitig wird jede Eingabe zur Pflicht. Braucht ein Mitarbeiter am Terminal zehn Klicks, nur um zu melden, dass das Rohmaterial da ist, vergeht ihm die Lust. Das System wird zum Datengrab und die Arbeit damit zur digitalen Bürokratie.

Was der Inhaber ab morgen ändern kann

Drei Dinge kann der Chef ab morgen anders machen: den Meister vor der Unterschrift dazuholen, den Ablauf klären, bevor Software gekauft wird, und mit einem kleinen Schritt anfangen, den jeder spürt.

Den Meister vor der Unterschrift an den Tisch holen. Software kauft man nicht, weil sie auf dem iPad schöne Grafiken zeigt. Man kauft sie für die Leute, die damit arbeiten müssen. Deshalb gilt: Bevor ein Vertrag unterschrieben wird, sitzen der Anbieter, der Produktionsleiter und der Werkstattmeister an einem Tisch. Kann der Anbieter nicht erklären, warum es für die Leute an der Maschine einfacher wird, ist es das falsche System. Digitalisierung muss der Werkbank Zeit sparen, nicht Zeit kosten.

Den Ablauf auf Papier aufschreiben, bevor er in die Software kommt. Zusammen mit den Leuten, die ihn jeden Tag machen: vom Anruf des Kunden bis zur Auslieferung. Wo hakt es? Wo geht eine Information verloren? Wer einen schlechten Ablauf digitalisiert, hat danach einen schlechten digitalen Ablauf. Die Technik folgt dem Handwerk, nicht umgekehrt.

Mit einem Ärgernis anfangen, das alle kennen. Zum Beispiel die Zettelwirtschaft bei der Werkzeugausgabe, die alle nervt und Zeit kostet. Wird zuerst nur das digitalisiert und finden die Leute ihr Werkzeug schneller, sind sie für den nächsten Schritt gewonnen. Weitere Beispiele aus Werkshalle und Büro zeigen, wie klein der erste Schritt sein kann.

Wie gelingt der zweite Anlauf nach einem gescheiterten Projekt?

Der zweite Anlauf fängt mit einem ehrlichen Blick zurück an, nicht mit neuer Software. Was hat gefehlt: Zeit, ein Verantwortlicher, ein geklärter Ablauf oder saubere Daten? Meistens ist es eines davon, und man kann es benennen.

Dann wird klein neu angefangen, mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet, so wie oben beschrieben. Eine Person bekommt feste Stunden dafür. Vorher wird festgelegt, woran man den Erfolg sieht, zum Beispiel wie lange ein Angebot heute braucht. Was vom ersten Versuch brauchbar ist, bleibt, auch die vorhandene Software, wenn sie zum geklärten Ablauf passt. Und den Leuten wird offen gesagt, was beim ersten Mal schiefging und was diesmal anders läuft. Sonst trifft der zweite Anlauf auf die Skepsis aus dem ersten, und die ist berechtigt. In welcher Reihenfolge Digitalisierung dann trägt, beschreibt die Themenseite Digitalisierung im Mittelstand: erst Reihenfolge, dann Technik.

Scheitern KI-Projekte aus denselben Gründen?

Meistens ja. Auch ein KI-Projekt braucht einen geklärten Ablauf, einen Verantwortlichen mit Zeit und Daten, auf die man sich verlassen kann. Bei KI kommt dazu die Frage, wo die Daten verarbeitet werden, also wieder der Datenschutz. Wo KI im Mittelstand zuerst entlastet und was vorher geklärt sein muss, zeigt die Themenseite KI im Mittelstand.

Was heißt das für den eigenen Betrieb?

Ein Digitalisierungsprojekt braucht feste Zeit, einen, der dafür geradesteht, einen geklärten Ablauf und die Leute, die damit arbeiten, von Anfang an am Tisch. Erst dann braucht es Software. Wer ein Projekt plant oder eines hat, das gerade hängt, prüft am besten zuerst diese Punkte. Wie daraus eine Digitalisierungsstrategie auf einer Seite wird, zeigt der Beitrag Strategie für die Digitalisierung entwickeln. Erst Klarheit. Dann Struktur. Dann Wirkung.

Der erfolgreiche Mittelständler digitalisiert nicht, um modern zu wirken, sondern um seine Wertschöpfung zu schützen. Er redet mit seinen Leuten, bleibt pragmatisch und lässt sich keinen Kram aufschwatzen, den er nicht versteht.

Team TENOR

TENOR Digital begleitet als Unternehmensberatung für den Mittelstand genau diesen Schritt, vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Wer wissen will, warum ein Projekt im eigenen Betrieb nicht vorankommt, findet bei der Digitalisierungsberatung für den Mittelstand den nächsten Schritt. Eine erste Standortbestimmung bietet das Strategiepapier „Mittelstand 2040“.